Instytucja obowiązana – kto nią jest według ustawy AML?

Instytucja obowiązana to podmiot, który podlega przepisom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i w związku z tym musi wykonywać określone obowiązki z zakresu AML/CFT. Wbrew nazwie nie chodzi wyłącznie o banki czy duże instytucje finansowe. Instytucją obowiązaną może być również biuro rachunkowe, pośrednik nieruchomości, kantor, notariusz czy przedsiębiorca wykonujący określony rodzaj działalności.

Katalog instytucji obowiązanych został określony przede wszystkim w art. 2 ust. 1 ustawy AML. Obejmuje on zarówno podmioty, które są instytucjami obowiązanymi ze względu na sam charakter prowadzonej działalności, jak i takie, dla których znaczenie ma rodzaj wykonywanej czynności, wartość transakcji albo spełnienie dodatkowego warunku. Dlatego ustalenie, czy firma jest instytucją obowiązaną, nie zawsze powinno sprowadzać się do sprawdzenia branży lub kodu PKD. W niektórych przypadkach konieczna jest analiza tego, jakie usługi podmiot faktycznie świadczy i w jakich okolicznościach.

Co to jest instytucja obowiązana?

Pojęcie instytucji obowiązanej pochodzi z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, nazywanej potocznie ustawą AML. Art. 2 ust. 1 tej ustawy zawiera katalog podmiotów, które zostały objęte obowiązkami związanymi z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Aktualny katalog jest szeroki i obejmuje zarówno sektor finansowy, jak i wiele zawodów oraz działalności niezwiązanych bezpośrednio z bankowością. Określenie „instytucja” może być więc mylące.

Przykład: osoba prowadząca działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych może być instytucją obowiązaną mimo tego, że prowadzi niewielkie biuro i nie jest instytucją finansową.

Status instytucji obowiązanej ma znaczenie praktyczne. Oznacza bowiem konieczność wdrożenia określonych rozwiązań AML, m.in. oceny ryzyka, procedury AML, środków bezpieczeństwa finansowego i zasad dotyczących identyfikacji klientów.

Kto jest instytucją obowiązaną według ustawy AML?

Katalog instytucji obowiązanych jest rozbudowany. Dla większej czytelności można podzielić go na kilka podstawowych grup.

Banki i podmioty rynku finansowego

Najbardziej oczywistą grupę instytucji obowiązanych stanowią podmioty działające na rynku finansowym. Ustawa AML obejmuje m.in.:

• banki krajowe oraz określone oddziały banków i instytucji kredytowych,
• spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe i Krajową SKOK,
• krajowe instytucje płatnicze,
• małe instytucje płatnicze,
• biura usług płatniczych,
• instytucje pieniądza elektronicznego,
• agentów rozliczeniowych,
• firmy inwestycyjne i banki powiernicze,
• określone podmioty prowadzące działalność maklerską,
• fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne i podmioty nimi zarządzające,
• określone zakłady ubezpieczeń oraz pośredników ubezpieczeniowych,
• Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych w zakresie wskazanym w ustawie,
• określone podmioty związane z systemami DLT,
• instytucje pożyczkowe,
• przedsiębiorców wykonujących działalność lombardową,
• podmioty obsługujące kredyty.

Szczegółowy zakres poszczególnych kategorii wynika bezpośrednio z art. 2 ust. 1 ustawy AML i przepisów, do których ustawa odsyła.

Kantory i podmioty związane z walutami wirtualnymi

Instytucjami obowiązanymi są również przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową oraz określeni przedsiębiorcy świadczący usługi wymiany walut lub pośrednictwa w wymianie walut. Aktualna ustawa obejmuje także podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu określonych usług związanych z walutami wirtualnymi, w tym m.in.:

• wymianę walut wirtualnych na środki płatnicze i odwrotnie,
• wymianę pomiędzy walutami wirtualnymi,
• pośrednictwo w takiej wymianie,
• prowadzenie określonych rachunków dotyczących walut wirtualnych.

W przypadku tego sektora szczególnie istotne są zmiany wynikające z nowych regulacji unijnych, dlatego kwalifikacja podmiotu powinna uwzględniać aktualny stan prawny.

Księgowi, doradcy podatkowi i biegli rewidenci

Ustawa AML obejmuje również część podmiotów świadczących usługi księgowe i podatkowe. Instytucjami obowiązanymi są m.in.:

• podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• doradcy podatkowi w zakresie określonym przez ustawę,
• biegli rewidenci,
• przedsiębiorcy niebędący innymi instytucjami obowiązanymi, których podstawową działalnością jest m.in. sporządzanie deklaracji, prowadzenie ksiąg podatkowych lub udzielanie porad i wyjaśnień z zakresu prawa podatkowego lub celnego.

Oznacza to, że obowiązki AML mogą dotyczyć również stosunkowo niewielkiego biura rachunkowego czy firmy świadczącej określone usługi podatkowe.

Przykład: przedsiębiorca usługowo prowadzący księgi rachunkowe dla innych firm znajduje się w katalogu instytucji obowiązanych. Powinien więc sprawdzić, jakie obowiązki AML mają zastosowanie do jego działalności, zamiast zakładać, że regulacje dotyczą wyłącznie sektora finansowego.

Adwokaci, radcowie prawni, notariusze i inne zawody prawnicze

W przypadku zawodów prawniczych sytuacja jest bardziej złożona. Nie każda czynność wykonywana przez prawnika powoduje zastosowanie przepisów AML. Ustawa wskazuje określony zakres czynności wykonywanych przez adwokatów, radców prawnych, prawników zagranicznych oraz doradców podatkowych. Chodzi m.in. o pomoc dotyczącą:

• kupna lub sprzedaży nieruchomości albo przedsiębiorstwa,
• zarządzania środkami pieniężnymi lub innymi aktywami klienta,
• określonych czynności związanych z rachunkami bankowymi i rachunkami papierów wartościowych,
• wnoszenia wkładów do spółek kapitałowych,
• tworzenia lub zarządzania spółkami kapitałowymi i trustami.

Również notariusze są instytucjami obowiązanymi w zakresie konkretnych czynności określonych w ustawie, m.in. niektórych czynności dotyczących przeniesienia własności nieruchomości, przedsiębiorstw, udziałów czy zmian kapitałowych. To dobry przykład pokazujący, dlaczego nie zawsze wystarcza samo stwierdzenie: „prowadzę kancelarię, więc jestem instytucją obowiązaną” albo „jestem prawnikiem, więc ustawa AML mnie nie dotyczy”. Znaczenie ma konkretny zakres wykonywanych czynności.

Podmioty świadczące usługi na rzecz spółek

Osobną kategorię stanowią przedsiębiorcy świadczący określone usługi związane z tworzeniem i funkcjonowaniem osób prawnych oraz innych struktur. Dotyczy to m.in. przedsiębiorców świadczących usługi polegające na:

• tworzeniu osób prawnych lub jednostek organizacyjnych,
• pełnieniu funkcji członka zarządu albo umożliwianiu innej osobie pełnienia takiej funkcji,
• zapewnianiu siedziby, adresu działalności lub adresu korespondencyjnego wraz z określonymi usługami pokrewnymi,
• działaniu jako powiernik trustu lub umożliwianiu innej osobie takiego działania,
• określonym wykonywaniu praw z akcji lub udziałów na rzecz innych podmiotów.

W tej grupie istotny jest więc ponownie nie sam profil przedsiębiorcy, ale rodzaj rzeczywiście świadczonej usługi.

Pośrednicy nieruchomości

Instytucjami obowiązanymi są również pośrednicy w obrocie nieruchomościami. Ustawa przewiduje jednak szczególne wyłączenie dotyczące pośrednictwa prowadzącego do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy. Jeżeli miesięczny czynsz został określony na poziomie niższym niż równowartość 10 000 euro, takie czynności pośrednictwa w najmie lub dzierżawie są wyłączone z tej kategorii.

Przykład: firma pośrednicząca w sprzedaży nieruchomości znajduje się w innej sytuacji niż pośrednik zajmujący się wyłącznie wynajmem lokali mieszkalnych za kilka tysięcy złotych miesięcznie. Przy ustalaniu statusu trzeba więc sprawdzić faktyczny zakres działalności.

Inne podmioty objęte ustawą AML

Art. 2 obejmuje również szereg innych kategorii. Należą do nich m.in.:

• operatorzy pocztowi,
• podmioty prowadzące działalność w zakresie gier hazardowych,
• przedsiębiorcy udostępniający skrytki sejfowe,
• określeni przedsiębiorcy prowadzący obrót dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami,
• fundacje i stowarzyszenia w określonych przypadkach,
• przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący określonych płatności za towary w gotówce.

W części tych przypadków status instytucji obowiązanej pojawia się dopiero po spełnieniu określonego warunku. Przykładowo fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną są objęte wskazaną regulacją w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, również wtedy, gdy chodzi o kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane. Podobny próg przewidziano dla określonych płatności za towary dokonywanych przez przedsiębiorców.

Czy każdy podmiot z wymienionej branży jest instytucją obowiązaną?

Nie zawsze. To jeden z najważniejszych elementów przy ustalaniu statusu instytucji obowiązanej. W przypadku części podmiotów zakwalifikowanie do katalogu wynika bezpośrednio z rodzaju prowadzonej działalności. Dobrym przykładem jest podmiot prowadzący usługowo księgi rachunkowe. W innych przypadkach znaczenie ma jednak:

• rodzaj wykonywanej czynności,
• zakres świadczonej usługi,
• wartość transakcji,
• forma płatności,
• spełnienie dodatkowych przesłanek wskazanych w ustawie.

Przykład – kancelaria prawna

Radca prawny świadczący pomoc prawną nie jest objęty obowiązkami AML w identycznym zakresie przy każdej poradzie prawnej. Art. 2 wskazuje konkretne rodzaje czynności, z którymi powiązano status instytucji obowiązanej. Dlatego trzeba sprawdzić, czy dana usługa mieści się w ustawowym katalogu.

Przykład – fundacja

Sam fakt posiadania statusu fundacji nie oznacza, że każda fundacja automatycznie będzie instytucją obowiązaną w pełnym zakresie. Znaczenie ma m.in. dokonywanie lub przyjmowanie wskazanych w ustawie płatności gotówkowych o wartości co najmniej równowartości 10 000 euro. Jednocześnie fundacja może zostać objęta ustawą także z innej podstawy, jeżeli wykonuje działalność należącą do innej kategorii wymienionej w art. 2.

Przykład – pośrednik nieruchomości

Przy sprzedaży nieruchomości zastosowanie ma inny zakres niż w przypadku określonego pośrednictwa przy najmie lub dzierżawie. Przy tych ostatnich czynnościach ustawa przewiduje próg dotyczący wysokości miesięcznego czynszu. Dlatego przy kwalifikacji przedsiębiorcy należy uważać na uproszczone zestawienia typu „branże objęte AML”. Mogą być dobrym punktem wyjścia, ale nie zawsze wystarczą do jednoznacznego ustalenia obowiązków konkretnej firmy.

Jak sprawdzić, czy firma jest instytucją obowiązaną?

W przypadku wątpliwości warto przejść przez kilka podstawowych kroków.

1. Ustal faktyczny zakres działalności

Najpierw trzeba ustalić, jakie czynności firma rzeczywiście wykonuje na rzecz klientów. Sama nazwa spółki, opis na stronie internetowej czy kod PKD mogą nie wystarczyć.

Przykład: przedsiębiorca może świadczyć jednocześnie usługi księgowe, doradcze i administracyjne. Dla ustalenia obowiązków AML istotne jest, które z tych czynności odpowiadają kategoriom wskazanym w ustawie.

2. Porównaj działalność z art. 2 ustawy AML

Następnym krokiem jest sprawdzenie katalogu instytucji obowiązanych w art. 2 ust. 1. Warto zwrócić uwagę nie tylko na nazwę kategorii, ale również na jej pełne brzmienie. Część punktów odwołuje się bowiem do innych ustaw albo wskazuje precyzyjnie zakres czynności objętych regulacją.

3. Sprawdź warunki, progi i wyłączenia

Jeżeli przepis przewiduje dodatkowe warunki, trzeba ustalić, czy są one spełnione. Może chodzić np. o:

• wartość transakcji,
• płatność gotówkową,
• wysokość miesięcznego czynszu,
• konkretny rodzaj usługi,
• sposób wykonywania zawodu,
• to, czy określona działalność jest podstawową działalnością przedsiębiorcy.

Pomijanie takich elementów może prowadzić zarówno do błędnego uznania, że firma nie podlega AML, jak i do nakładania na działalność obowiązków, które w danym zakresie nie mają zastosowania.

4. Ustal, w jakim zakresie przepisy mają zastosowanie

W niektórych przypadkach podmiot jest instytucją obowiązaną tylko w zakresie określonych czynności. Ma to szczególne znaczenie np. dla notariuszy, części zawodów prawniczych, fundacji, stowarzyszeń czy przedsiębiorców objętych ustawą ze względu na określone transakcje.

W praktyce odpowiedź na pytanie:

„Czy jestem instytucją obowiązaną?”

może więc wymagać również odpowiedzi na pytanie:

„Przy których usługach lub transakcjach jestem instytucją obowiązaną?”

Co oznacza status instytucji obowiązanej?

Jeżeli podmiot jest instytucją obowiązaną, samo ustalenie tego faktu jest dopiero początkiem. Ustawa nakłada na takie podmioty szereg obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

W zależności od rodzaju działalności mogą one obejmować m.in.:

• przygotowanie i aktualizowanie oceny ryzyka AML,
• wdrożenie wewnętrznej procedury AML,
• stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
• prowadzenie KYC,
• identyfikację i weryfikację beneficjenta rzeczywistego,
• sprawdzanie danych dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w tym odpowiednie wykorzystanie CRBR,
• ustalanie statusu PEP,
• bieżący monitoring klientów i relacji gospodarczych,
• szkolenie osób wykonujących obowiązki AML,
• odpowiednie dokumentowanie podejmowanych działań,
• przekazywanie wymaganych informacji i zawiadomień do GIIF.

Przykładowo ustawa zobowiązuje instytucje obowiązane do wdrożenia wewnętrznej procedury AML, która podlega bieżącej weryfikacji i w razie potrzeby aktualizacji. Nie oznacza to jednak, że każda instytucja obowiązana wykonuje wszystkie czynności w identyczny sposób. System AML powinien być dostosowany do charakteru działalności i występującego ryzyka.

Co jeśli firma błędnie uzna, że nie jest instytucją obowiązaną?

Brak świadomości, że przedsiębiorca podlega ustawie AML, nie powoduje, że obowiązki ustawowe przestają mieć zastosowanie. Jeżeli podmiot spełnia przesłanki określone w art. 2, powinien odpowiednio zorganizować wykonywanie obowiązków AML. Problem może pojawić się np. wtedy, gdy firma przez kilka lat prowadzi działalność objętą ustawą, ale nie:

• przygotowała wymaganej oceny ryzyka,
• wdrożyła procedury AML,
• wykonywała KYC,
• szkoliła odpowiednich osób,
• dokumentowała działań,
• realizowała obowiązków informacyjnych.

Naruszenia przepisów AML mogą prowadzić do odpowiedzialności i sankcji przewidzianych w ustawie. Z tego powodu ustalenie statusu instytucji obowiązanej powinno nastąpić możliwie wcześnie – najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania działalności objętej regulacją.

Jak zmienią się zasady dotyczące instytucji obowiązanych w 2027 roku?

Obecny polski katalog instytucji obowiązanych nie będzie funkcjonował w niezmienionej formie bezterminowo. Elementem nowego unijnego pakietu AML jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624, określane jako AML Regulation lub AMLR. Rozporządzenie będzie co do zasady stosowane bezpośrednio od 10 lipca 2027 r. i wprowadzi na poziomie Unii bardziej jednolite zasady dotyczące podmiotów obowiązanych oraz wykonywania obowiązków AML/CFT. Dla niektórych nowych kategorii podmiotów wskazanych w rozporządzeniu przewidziano późniejszy termin stosowania – 10 lipca 2029 r.

Oznacza to, że przedsiębiorca ustalający dziś swój status powinien opierać się na aktualnych polskich przepisach, ale organizacje planujące działalność na kolejne lata powinny jednocześnie uwzględniać nadchodzące zmiany wynikające z unijnego pakietu AML.