Beneficjent rzeczywisty – kto to jest i jak go ustalić?

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego jest jednym z podstawowych elementów procesu KYC. Instytucja obowiązana powinna wiedzieć nie tylko, z jakim podmiotem nawiązuje relację, ale również kto ostatecznie sprawuje nad nim kontrolę. Beneficjentem rzeczywistym jest zawsze osoba fizyczna. Nie musi być ona jednak bezpośrednim wspólnikiem spółki ani osobą widoczną na pierwszy rzut oka w jej strukturze właścicielskiej.

W bardziej złożonych przypadkach konieczne jest przeanalizowanie kilku poziomów własności, praw głosu oraz innych uprawnień pozwalających na wywieranie decydującego wpływu na klienta. Dlatego ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie powinno sprowadzać się wyłącznie do sprawdzenia, kto posiada udziały w danej spółce. W praktyce konieczne jest ustalenie całej struktury własności i kontroli klienta.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Zgodnie z ustawą AML beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio sprawuje kontrolę nad klientem poprzez uprawnienia wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, pozwalające jej wywierać decydujący wpływ na działania klienta. Beneficjentem rzeczywistym może być również osoba fizyczna, w imieniu której nawiązywane są stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

W praktyce oznacza to, że przy ustalaniu beneficjenta rzeczywistego należy odpowiedzieć przede wszystkim na pytanie: kto faktycznie kontroluje dany podmiot? W prostych strukturach odpowiedź może być oczywista.

Przykład: Jan Kowalski posiada 80% udziałów w ABC sp. z o.o., natomiast pozostałe 20% należy do innej osoby. Jeżeli nie występują inne okoliczności wpływające na kontrolę nad spółką, Jan Kowalski będzie jej beneficjentem rzeczywistym.

Nie każda struktura jest jednak tak przejrzysta. Udziałowcem spółki może być inna spółka, nad którą kontrolę sprawuje kolejny podmiot. Możliwe jest również, że osoba posiadająca stosunkowo niewielką liczbę udziałów dysponuje szczególnymi uprawnieniami pozwalającymi jej wywierać decydujący wpływ na działalność spółki. Dlatego ustalenie beneficjenta rzeczywistego wymaga analizy nie tylko własności, ale również faktycznej i prawnej kontroli nad klientem.

Kto może być beneficjentem rzeczywistym spółki?

W przypadku osoby prawnej ustawa AML wskazuje kilka przykładowych sytuacji, w których osoba fizyczna może zostać uznana za beneficjenta rzeczywistego. W szczególności może to być:

• osoba posiadająca bezpośrednio więcej niż 25% udziałów lub akcji – przykładowo osoba fizyczna posiadająca 40% udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością;
• osoba dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki – również wtedy, gdy wynika to z porozumienia z innymi osobami uprawnionymi do głosu;
• osoba sprawująca kontrolę pośrednią – przykładowo poprzez inną spółkę, która posiada więcej niż 25% udziałów lub głosów w analizowanym podmiocie;
• osoba sprawująca kontrolę w inny sposób – w szczególności poprzez uprawnienia pozwalające jej wywierać decydujący wpływ na działania spółki.

Oznacza to, że ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie jest wyłącznie działaniem matematycznym polegającym na policzeniu udziałów.

Przykład: 60% udziałów w ABC sp. z o.o. należy do XYZ sp. z o.o. Jeżeli Anna Nowak sprawuje kontrolę nad XYZ sp. z o.o., analiza nie powinna zakończyć się na wskazaniu tej spółki jako właściciela. Należy ustalić osobę fizyczną stojącą za strukturą i ocenić, czy Anna Nowak jest beneficjentem rzeczywistym ABC sp. z o.o.

Co istotne, ustawowy katalog przesłanek nie powinien być traktowany jako zamknięta lista. Jeżeli osoba fizyczna może w inny sposób wywierać decydujący wpływ na działania klienta, również może spełniać definicję beneficjenta rzeczywistego.

Czy beneficjent rzeczywisty zawsze posiada więcej niż 25% udziałów?

Nie. Posiadanie więcej niż 25% udziałów lub akcji jest jedną z przesłanek pozwalających na ustalenie beneficjenta rzeczywistego, ale nie stanowi pełnej definicji tego pojęcia. Osoba posiadająca dokładnie 25% lub mniej udziałów nie będzie beneficjentem rzeczywistym wyłącznie na podstawie kryterium udziałowego. Może jednak spełniać inne przesłanki, na przykład dysponować ponad 25% głosów, posiadać szczególne uprawnienia albo w inny sposób wywierać decydujący wpływ na działalność spółki.

Możliwa jest więc sytuacja, w której osoba posiadająca 20% udziałów będzie beneficjentem rzeczywistym, jeżeli z innych okoliczności wynika, że faktycznie sprawuje kontrolę nad klientem. Z tego względu utożsamianie beneficjenta rzeczywistego wyłącznie z osobą posiadającą więcej niż 25% udziałów jest zbyt dużym uproszczeniem.

Jak ustalić beneficjenta rzeczywistego?

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego powinno opierać się na analizie całej struktury własności i kontroli klienta. W zależności od stopnia skomplikowania podmiotu proces może być bardzo prosty albo wymagać przeanalizowania kilku poziomów powiązań.

1. Ustal strukturę właścicielską klienta

Pierwszym krokiem jest ustalenie, kto formalnie posiada udziały lub akcje klienta. W przypadku polskiej spółki informacje mogą wynikać m.in. z dokumentów rejestrowych, umowy spółki, księgi udziałów, rejestru akcjonariuszy czy dokumentów przekazanych przez klienta. Samo ustalenie bezpośrednich właścicieli nie zawsze jednak kończy analizę. Jeżeli udziałowcem klienta jest inna osoba prawna, konieczne jest sprawdzenie również jej struktury właścicielskiej.

2. Przeanalizuj udziały i prawa głosu

Następnie należy sprawdzić nie tylko procentowy udział w kapitale, ale również prawa głosu. Struktura udziałowa i struktura kontroli nie zawsze są identyczne. Udziały mogą być uprzywilejowane, a wspólnicy mogą zawierać porozumienia dotyczące wykonywania prawa głosu. Dlatego osoba posiadająca mniej udziałów może w określonych przypadkach dysponować większą liczbą głosów niż wynikałoby to wyłącznie z jej udziału w kapitale.

3. Prześledź pośrednią strukturę własności

Jeżeli udziałowcem klienta jest inna spółka, analizę należy prowadzić dalej. Przykład: 70% udziałów w Klient sp. z o.o. posiada Holding sp. z o.o., natomiast 100% udziałów w Holding sp. z o.o. należy do Jana Kowalskiego. W takim przypadku samo wskazanie Holding sp. z o.o. jako właściciela klienta nie pozwala ustalić beneficjenta rzeczywistego, ponieważ beneficjentem rzeczywistym może być wyłącznie osoba fizyczna.

Analiza powinna więc prowadzić przez spółkę holdingową do osoby fizycznej, która ostatecznie sprawuje kontrolę nad strukturą. W bardziej rozbudowanych grupach kapitałowych takich poziomów może być kilka.

4. Sprawdź inne sposoby sprawowania kontroli

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie powinno ograniczać się do struktury udziałowej. Należy również przeanalizować, czy konkretna osoba posiada szczególne uprawnienia pozwalające jej wpływać na kluczowe decyzje podejmowane przez spółkę.

Znaczenie mogą mieć m.in. postanowienia umowy spółki, uprawnienia osobiste wspólnika, możliwość powoływania lub odwoływania członków organów czy inne okoliczności prawne i faktyczne pozwalające wywierać decydujący wpływ na działalność klienta. Dlatego dwie spółki posiadające identyczną strukturę udziałową mogą mieć różnych beneficjentów rzeczywistych, jeżeli sposób sprawowania kontroli w każdej z nich jest inny.

5. Zweryfikuj ustalenia

Po zidentyfikowaniu potencjalnego beneficjenta rzeczywistego instytucja obowiązana powinna zweryfikować jego tożsamość oraz upewnić się, że rozumie strukturę własności i kontroli klienta. Zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka oraz stopnia skomplikowania struktury.

W przypadku prostej polskiej spółki analiza może opierać się na stosunkowo niewielkiej liczbie dokumentów. Jeżeli natomiast w strukturze występują zagraniczne spółki holdingowe, fundacje, trusty albo inne podmioty, konieczne może być pozyskanie dodatkowych dokumentów i informacji.

6. Udokumentuj przeprowadzoną analizę

Istotnym elementem procesu jest również odpowiednie udokumentowanie sposobu ustalenia beneficjenta rzeczywistego. Nie powinno chodzić wyłącznie o zapisanie imienia i nazwiska danej osoby. Dokumentacja powinna pozwalać odtworzyć sposób, w jaki instytucja doszła do wniosku, że konkretna osoba fizyczna sprawuje kontrolę nad klientem.

Przy bardziej skomplikowanych strukturach pomocne może być przygotowanie schematu właścicielskiego pokazującego poszczególne podmioty, wysokość udziałów oraz relacje kontroli. Dobra dokumentacja ma szczególne znaczenie wtedy, gdy ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie wynika wprost z prostego kryterium udziałowego.

Co jeśli nie można ustalić beneficjenta rzeczywistego?

W szczególnych przypadkach, pomimo przeprowadzenia analizy struktury własności i kontroli, ustalenie osoby fizycznej spełniającej podstawowe przesłanki definicji beneficjenta rzeczywistego może nie być możliwe. Ustawa AML przewiduje wówczas możliwość wskazania osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze. Nie oznacza to jednak, że członek zarządu może być automatycznie wskazywany jako beneficjent rzeczywisty zawsze wtedy, gdy struktura właścicielska jest skomplikowana.

Takie rozwiązanie może być zastosowane w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub występowania wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych, które należałoby wskazać na podstawie pozostałych przesłanek, oraz pod warunkiem braku podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Instytucja obowiązana powinna więc wcześniej podjąć działania zmierzające do ustalenia rzeczywistej struktury własności i kontroli klienta.

Samo stwierdzenie, że struktura jest wielopoziomowa albo obejmuje podmioty zagraniczne, nie powinno być wystarczającym powodem do zakończenia analizy i wskazania członka zarządu. Jeżeli mimo podjęcia uzasadnionych działań beneficjenta rzeczywistego nie można ustalić, sposób przeprowadzenia analizy i napotkane trudności powinny zostać odpowiednio udokumentowane.

Beneficjent rzeczywisty a właściciel spółki – czy to zawsze ta sama osoba?

Nie. Właściciel spółki i beneficjent rzeczywisty to pojęcia, które mogą się pokrywać, ale nie są tożsame.

W prostym przypadku, gdy osoba fizyczna posiada 100% udziałów w spółce i samodzielnie sprawuje nad nią kontrolę, właściciel będzie jednocześnie beneficjentem rzeczywistym. Sytuacja wygląda inaczej, gdy właścicielem udziałów jest inna spółka.

Przykład: wszystkie udziały w ABC sp. z o.o. posiada XYZ sp. z o.o. Formalnym właścicielem ABC sp. z o.o. jest więc XYZ sp. z o.o. Nie może ona jednak zostać beneficjentem rzeczywistym, ponieważ beneficjentem rzeczywistym może być wyłącznie osoba fizyczna.

W takim przypadku należy przeanalizować strukturę XYZ sp. z o.o. i ustalić osoby fizyczne, które ostatecznie sprawują kontrolę nad całą strukturą. Podobnie osoba fizyczna może być formalnie wspólnikiem spółki, ale samo posiadanie niewielkiego pakietu udziałów nie oznacza jeszcze, że jest jej beneficjentem rzeczywistym. Decydujące znaczenie ma sposób sprawowania kontroli oraz przysługujące jej uprawnienia. Dlatego w procesie KYC nie wystarczy ustalić, kto jest właścicielem klienta. Trzeba również zrozumieć, kto ostatecznie kontroluje klienta.

Dlaczego ustalenie beneficjenta rzeczywistego jest ważne w AML?

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacja jego tożsamości są elementem środków bezpieczeństwa finansowego stosowanych przez instytucje obowiązane. Znajomość beneficjentów rzeczywistych pozwala przede wszystkim zrozumieć, kto faktycznie stoi za klientem i może wpływać na jego działania. Ma to znaczenie nie tylko dla samego procesu KYC, ale również dla prawidłowej oceny ryzyka klienta. Jeżeli instytucja zna wyłącznie nazwę spółki i osoby uprawnione do jej reprezentowania, może nie dostrzec ryzyk związanych z osobami znajdującymi się wyżej w strukturze właścicielskiej.

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego jest istotne m.in. przy:

• ocenie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
• sprawdzaniu statusu PEP,
• analizie powiązań sankcyjnych,
• ustalaniu i rozumieniu struktury własności oraz kontroli klienta,
• stosowaniu wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego,
• późniejszej aktualizacji danych klienta w ramach trwającej relacji.

Szczególną uwagę powinny zwracać nietypowe lub nadmiernie złożone struktury właścicielskie, zwłaszcza jeżeli ich konstrukcja nie znajduje wyraźnego uzasadnienia w charakterze działalności klienta. Prawidłowe ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie jest więc wyłącznie formalnym obowiązkiem. Jest jednym z elementów pozwalających instytucji obowiązanej rzeczywiście poznać klienta i ocenić ryzyko związane z nawiązaniem oraz kontynuowaniem relacji gospodarczej.

Więcej artykułów o AML

• AML – co to jest i na czym polega?
• KYC a AML – jaka jest różnica?
• Procedura AML – kto musi ją wdrożyć i co powinna zawierać?