PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne) – co to jest?

PEP to skrót od angielskiego Politically Exposed Person. W polskiej ustawie AML pojęcie to odnosi się do osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, czyli osoby zajmującej znaczące stanowisko publiczne lub pełniącej znaczącą funkcję publiczną.

Status PEP nie oznacza, że dana osoba jest podejrzana o pranie pieniędzy, korupcję czy inne przestępstwo. Ze względu na charakter pełnionej funkcji przepisy AML wymagają jednak, aby instytucje obowiązane stosowały wobec takich osób dodatkowe działania. Obowiązki te dotyczą nie tylko samego klienta. W procesie KYC należy również ustalić, czy status PEP ma beneficjent rzeczywisty klienta, a określone zasady stosuje się także do członków rodziny i bliskich współpracowników osoby PEP.

Co to jest PEP?

PEP, czyli Politically Exposed Person, to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne. Zgodnie z ustawą AML są to osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne. Z definicji wyłączone są natomiast grupy stanowisk średniego i niższego szczebla. Wyróżnienie tej grupy w przepisach AML wynika przede wszystkim ze specyfiki pełnionych funkcji.

Osoby posiadające istotny wpływ na decyzje publiczne, środki publiczne czy działalność określonych instytucji mogą być bardziej narażone na ryzyka związane m.in. z korupcją lub nadużyciem wpływów. Nie oznacza to jednak, że osoba PEP jest automatycznie klientem podejrzanym. Status PEP jest kategorią regulacyjną, która powoduje konieczność zastosowania przez instytucję obowiązaną określonych dodatkowych działań.

Kto jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne?

Ustawa AML wskazuje przykładowe stanowiska i funkcje, których pełnienie może powodować uzyskanie statusu PEP. Do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne należą m.in.:

• szefowie państw i szefowie rządów,
• ministrowie, wiceministrowie i sekretarze stanu,
• członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
• członkowie organów zarządzających partii politycznych,
• członkowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych i innych organów sądowych wysokiego szczebla,
• członkowie trybunałów obrachunkowych i zarządów banków centralnych,
• ambasadorowie i chargés d’affaires,
• wyżsi oficerowie sił zbrojnych,
• członkowie określonych organów przedsiębiorstw państwowych i spółek z udziałem Skarbu Państwa,
• dyrektorzy, zastępcy dyrektorów i członkowie organów organizacji międzynarodowych,
• dyrektorzy generalni określonych urzędów,
• inne osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne w organach państwa.

PEP nie oznacza więc wyłącznie polityka w potocznym rozumieniu tego słowa.

Przykład: ambasador albo członek zarządu banku centralnego może posiadać status PEP, mimo że nie sprawuje mandatu posła, senatora ani nie jest członkiem rządu.

Z drugiej strony samo zatrudnienie w administracji publicznej nie powoduje automatycznie uzyskania statusu PEP. Ustawa wyraźnie wyłącza stanowiska średniego i niższego szczebla. Co istotne, status PEP nie jest uzależniony od obywatelstwa czy miejsca zamieszkania danej osoby. Generalny Inspektor Informacji Finansowej wskazuje, że przepisy nie dzielą PEP na osoby „krajowe” i „zagraniczne” – znaczenie ma pełniona funkcja.

Czy status PEP dotyczy także członków rodziny i bliskich współpracowników?

Tak. Przepisy dotyczące osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne stosuje się odpowiednio również do członków ich rodzin oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP. Ustawa AML precyzuje, kto należy do obu tych grup.

Członkowie rodziny PEP to:

• małżonek lub osoba pozostająca z PEP we wspólnym pożyciu,
• dziecko PEP oraz jego małżonek lub osoba pozostająca z nim we wspólnym pożyciu,
• rodzice PEP.

Pojęcie bliskiego współpracownika PEP jest bardziej związane z relacjami biznesowymi i właścicielskimi. Może to być m.in. osoba fizyczna będąca wspólnie z PEP beneficjentem rzeczywistym spółki, innego podmiotu lub trustu albo osoba utrzymująca z PEP inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do tej grupy może również należeć osoba będąca jedynym beneficjentem rzeczywistym podmiotu, o którym wiadomo, że został utworzony w celu uzyskania faktycznej korzyści przez PEP.

Nie oznacza to więc, że każdy znajomy, współpracownik czy kontrahent osoby PEP automatycznie podlega takim samym zasadom. Znaczenie ma charakter konkretnej relacji.

Jak sprawdzić, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest PEP?

Instytucja obowiązana powinna posiadać procedury pozwalające ustalić, czy jej klient lub beneficjent rzeczywisty klienta jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Ustawa wymaga, aby procedury te były oparte na analizie ryzyka.

1. Ustal status klienta i beneficjenta rzeczywistego

Sprawdzenie statusu PEP nie powinno ograniczać się wyłącznie do osoby, z którą instytucja bezpośrednio zawiera umowę. Jeżeli klientem jest spółka, należy również ustalić jej beneficjentów rzeczywistych i zweryfikować, czy któraś z tych osób jest PEP.

Przykład: klientem instytucji jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Sama spółka oczywiście nie może być PEP, ponieważ status ten dotyczy osób fizycznych. Jeżeli jednak jej beneficjentem rzeczywistym jest osoba pełniąca funkcję ministra, informacja ta ma znaczenie dla dalszego procesu KYC.

2. Uzyskaj informacje od klienta

W celu ustalenia statusu PEP instytucja obowiązana może przyjąć od klienta oświadczenie w formie pisemnej lub dokumentowej. Oświadczenie może wskazywać, czy klient jest albo nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Ustawa przewiduje, że takie oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Samo odebranie oświadczenia nie powinno jednak być utożsamiane z całym procesem ustalania statusu PEP. Ustawa wymaga stosowania procedur opartych na analizie ryzyka, dlatego zakres działań powinien być dostosowany do okoliczności danej relacji.

3. Zweryfikuj uzyskane informacje

Informacje dotyczące statusu PEP mogą być weryfikowane przy wykorzystaniu m.in. wiarygodnych źródeł publicznych, odpowiednich baz danych oraz informacji zgromadzonych podczas procesu KYC. Zakres weryfikacji powinien uwzględniać ryzyko klienta. W prostych przypadkach ustalenie statusu może nie budzić wątpliwości. W innych konieczne może być dokładniejsze sprawdzenie funkcji pełnionej przez klienta, beneficjenta rzeczywistego lub osobę z nimi powiązaną.

4. Monitoruj zmiany statusu

Status PEP nie jest informacją, którą wystarczy sprawdzić wyłącznie podczas onboardingu. Klient, który w momencie rozpoczęcia współpracy nie był osobą PEP, może uzyskać taki status później.

Przykład: klient pozostaje w relacji z instytucją od kilku lat, a następnie zostaje powołany na stanowisko ministra. Zmiana ta powinna zostać uwzględniona w procesie KYC oraz w sposobie dalszej obsługi klienta.

Dlatego weryfikacja PEP powinna być częścią bieżącej aktualizacji informacji o kliencie.

Jakie obowiązki wiążą się z klientem PEP?

Stwierdzenie, że klient lub beneficjent rzeczywisty jest PEP, nie oznacza automatycznie, że instytucja obowiązana nie może nawiązać lub kontynuować z nim relacji. Ustawa AML nakłada jednak w takim przypadku dodatkowe obowiązki.

W przypadku stosunków gospodarczych z osobą PEP instytucja obowiązana:

• uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych,
• stosuje odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku klienta oraz źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w jego dyspozycji w ramach relacji lub transakcji,
• intensyfikuje bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.

W praktyce oznacza to, że obsługa klienta PEP nie powinna kończyć się na zaznaczeniu odpowiedniego pola w systemie KYC.

Akceptacja kadry kierowniczej wyższego szczebla

Nawiązanie lub kontynuowanie stosunków gospodarczych z PEP wymaga odpowiedniej akceptacji. Ustawa definiuje kadrę kierowniczą wyższego szczebla jako m.in. członka zarządu, dyrektora lub pracownika posiadającego wiedzę dotyczącą ryzyka AML związanego z działalnością instytucji i podejmującego decyzje mające wpływ na to ryzyko. Nie musi więc zawsze chodzić wyłącznie o zarząd instytucji.

Ustalenie źródła majątku i środków

Instytucja powinna również podjąć odpowiednie działania w celu ustalenia źródła majątku klienta oraz źródła pochodzenia wartości majątkowych znajdujących się w jego dyspozycji. Są to dwa powiązane, ale nieidentyczne zagadnienia.

Źródło majątku odnosi się szerzej do tego, w jaki sposób dana osoba zbudowała swój majątek.

Źródło pochodzenia wartości majątkowych dotyczy natomiast konkretnych środków wykorzystywanych w ramach relacji lub transakcji.

Przykład: klient PEP posiada znaczny majątek wynikający z wieloletniej działalności gospodarczej, ale dokonuje konkretnej transakcji środkami pochodzącymi ze sprzedaży nieruchomości. Źródło majątku i źródło środków dotyczą wtedy różnych informacji.

Intensyfikacja monitorowania relacji

Relacja z osobą PEP wymaga również intensywniejszego bieżącego monitorowania. W praktyce może to oznaczać m.in. częstsze aktualizowanie informacji, dokładniejszą analizę transakcji czy większą uwagę zwracaną na zmiany w profilu działalności i zachowaniu klienta. Zakres działań powinien być dostosowany do konkretnej relacji oraz rozpoznanego ryzyka.

Czy osoba PEP zawsze oznacza wysokie ryzyko?

Status PEP nie oznacza automatycznie, że dana osoba prowadzi nielegalną działalność albo że występuje wobec niej podejrzenie prania pieniędzy. Nie oznacza również automatycznego zakazu nawiązania lub kontynuowania relacji. PEP jest jednak szczególną kategorią przewidzianą w ustawie AML, z którą wiążą się dodatkowe obowiązki po stronie instytucji obowiązanej.

Ocena konkretnej relacji nie powinna więc sprowadzać się wyłącznie do odpowiedzi „PEP – tak” albo „PEP – nie”. Instytucja nadal powinna analizować pozostałe czynniki ryzyka związane m.in. z klientem, jego działalnością, strukturą właścicielską, geografią, produktem czy sposobem przeprowadzania transakcji.

Przykład: dwóch klientów może posiadać status PEP, ale ich profile ryzyka mogą być zupełnie różne. Jeden może posiadać prostą i transparentną strukturę majątkową oraz przeprowadzać typowe transakcje odpowiadające jego profilowi. Drugi może korzystać z wielopoziomowych struktur zagranicznych i dokonywać transakcji trudnych do uzasadnienia ekonomicznie.

Sam status PEP nie zastępuje więc indywidualnej oceny ryzyka klienta.

Jak długo stosuje się szczególne zasady wobec byłego PEP?

Zakończenie pełnienia funkcji nie oznacza, że następnego dnia można automatycznie przestać uwzględniać ryzyko związane z wcześniejszym statusem PEP. Ustawa AML wskazuje, że od momentu zaprzestania zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego instytucja obowiązana stosuje środki uwzględniające związane z taką osobą wyższe ryzyko do czasu ustalenia, że ryzyko to już nie występuje.

Okres ten nie może być jednak krótszy niż 12 miesięcy.

Oznacza to, że 12 miesięcy jest okresem minimalnym, a nie automatyczną datą, po której wszystkie dodatkowe działania powinny zostać zakończone. Jeżeli po upływie roku okoliczności nadal wskazują na istnienie wyższego ryzyka związanego z wcześniejszą funkcją, odpowiednie środki powinny być stosowane dalej.

PEP a KYC – gdzie sprawdzenie statusu wpisuje się w proces weryfikacji klienta?

Weryfikacja statusu PEP jest jednym z elementów szerszego procesu KYC. Instytucja obowiązana powinna nie tylko ustalić tożsamość klienta, ale również zidentyfikować jego beneficjenta rzeczywistego, ocenić ryzyko relacji oraz sprawdzić informacje mające wpływ na sposób stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Status PEP może mieć znaczenie zarówno na początku relacji, jak i później. Dlatego screening PEP nie powinien być traktowany jako jednorazowy „check” wykonywany podczas onboardingu.

W praktyce proces powinien pozwalać na wykrycie sytuacji, w której:

• klient uzyskuje status PEP już po rozpoczęciu współpracy,
• zmienia się beneficjent rzeczywisty i nowa osoba jest PEP,
• pojawia się informacja wskazująca na powiązanie klienta z członkiem rodziny lub bliskim współpracownikiem PEP,
• osoba wcześniej zajmująca eksponowane stanowisko nadal wiąże się z podwyższonym ryzykiem.

Prawidłowa weryfikacja PEP jest więc częścią bieżącego procesu poznawania klienta i monitorowania relacji, a nie wyłącznie formalnością wykonywaną przy zawieraniu umowy.

Więcej artykułów o AML

• AML – co to jest i na czym polega?
• Kim jest AML Officer i czym się zajmuje?
• Beneficjent rzeczywisty – kto to jest i jak go ustalić?