Oświadczenie PEP to deklaracja klienta dotycząca tego, czy jest on osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, czyli PEP (Politically Exposed Person). Z takim oświadczeniem można spotkać się m.in. podczas korzystania z usług banku, instytucji płatniczej, kantoru, ubezpieczyciela czy innego podmiotu podlegającego przepisom AML.
Pytanie o status PEP jest elementem procesu KYC i wynika z obowiązku ustalenia przez instytucję obowiązaną, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Ustawa AML pozwala w tym celu przyjąć od klienta oświadczenie w formie pisemnej lub dokumentowej.
Samo pytanie o PEP nie oznacza, że klient jest podejrzewany o pranie pieniędzy, korupcję czy inne przestępstwo. Status PEP powoduje jednak konieczność zastosowania przez instytucję dodatkowych środków przewidzianych w przepisach AML.
Co to jest oświadczenie PEP?
PEP to skrót od angielskiego Politically Exposed Person. W polskiej ustawie AML pojęcie to odnosi się do osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, czyli osoby zajmującej znaczące stanowisko publiczne lub pełniącej znaczącą funkcję publiczną. Oświadczenie PEP jest więc informacją przekazywaną przez klienta, w której wskazuje on, czy posiada taki status. W praktyce formularz może zawierać przykładowo odpowiedź:
„Jestem / nie jestem osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP).”
Oświadczenie nie musi przy tym funkcjonować jako osobny papierowy dokument zatytułowany „Oświadczenie PEP”. Może stanowić część formularza KYC, wniosku o zawarcie umowy albo elektronicznego procesu onboardingu.
Przepisy pozwalają na składanie oświadczeń zarówno w formie pisemnej, jak i dokumentowej. GIIF wskazuje, że w przypadku formy dokumentowej istotna jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie, a UKNF dopuszcza również rozwiązania polegające np. na zaznaczeniu odpowiedniego pola w komunikacji zdalnej, jeżeli można jednoznacznie ustalić tożsamość osoby.
Dlaczego składa się oświadczenie PEP?
Instytucje obowiązane muszą posiadać procedury umożliwiające ustalenie, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Oświadczenie klienta jest jednym ze sposobów pozyskania takiej informacji.
Przykład: osoba zakłada rachunek w instytucji finansowej. W formularzu KYC znajduje się pytanie, czy zajmuje eksponowane stanowisko polityczne. Odpowiedź klienta może stanowić jeden z elementów wykorzystywanych przez instytucję do ustalenia jego statusu PEP.
Nie oznacza to jednak, że instytucja obowiązana może oprzeć cały proces wyłącznie na odpowiedzi klienta. GIIF podkreśla, że odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie statusu PEP pozostaje po stronie instytucji obowiązanej.
Kto powinien wskazać status PEP w oświadczeniu?
Jeżeli klient jest osobą fizyczną, oświadczenie może dotyczyć bezpośrednio jego statusu. PEP mogą być m.in. osoby pełniące określone znaczące funkcje publiczne, takie jak członkowie rządu, parlamentarzyści, ambasadorowie, członkowie zarządów banków centralnych czy inne osoby wskazane w przepisach dotyczących PEP.
Jeżeli natomiast klientem jest spółka lub inna osoba prawna, sama spółka nie może być PEP. Status ten dotyczy osób fizycznych. Instytucja obowiązana powinna jednak ustalić, czy PEP jest beneficjent rzeczywisty klienta. Art. 46 ustawy AML wprost obejmuje obowiązkiem ustalenia statusu zarówno klienta, jak i jego beneficjenta rzeczywistego.
Przykład: klientem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, której beneficjentem rzeczywistym jest osoba pełniąca funkcję ministra. To właśnie status beneficjenta rzeczywistego ma znaczenie dla sposobu dalszej obsługi tego klienta.
W formularzach można również spotkać pytania dotyczące tego, czy klient jest członkiem rodziny PEP albo osobą znaną jako bliski współpracownik PEP. Wynika to z faktu, że przepisy dotyczące PEP stosuje się odpowiednio również do tych osób. Nie należy jednak utożsamiać członka rodziny lub bliskiego współpracownika z samym PEP. Są to odrębne kategorie, wobec których przepisy przewidują odpowiednie stosowanie szczególnych zasad.
Co powinno zawierać oświadczenie PEP?
Nie istnieje jeden uniwersalny, urzędowy wzór oświadczenia PEP, który musiałby być stosowany przez wszystkie instytucje obowiązane. Konstrukcja formularza może więc różnić się w zależności od przyjętej procedury AML i sposobu realizacji procesu KYC. GIIF wskazuje, że konkretne rozwiązania stosowane przy ustalaniu statusu PEP pozostawiono instytucjom obowiązanym i mogą się one między sobą różnić.
Typowe oświadczenie może jednak obejmować:
- dane pozwalające ustalić osobę składającą oświadczenie,
- deklarację, czy osoba jest PEP,
- informację o zajmowanym stanowisku lub pełnionej funkcji, jeżeli odpowiedź jest twierdząca,
- informacje dotyczące powiązania rodzinnego lub biznesowego z PEP, jeżeli formularz obejmuje również takie pytania,
- datę złożenia oświadczenia,
- podpis lub inne potwierdzenie pozwalające przypisać oświadczenie konkretnej osobie,
- wymaganą przez ustawę klauzulę dotyczącą odpowiedzialności karnej.
W przypadku oświadczenia przyjmowanego na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy AML osoba składająca oświadczenie ma obowiązek zawrzeć w nim klauzulę:
„Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”
Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Jak wypełnić oświadczenie PEP?
Szczegółowy wygląd formularza zależy od instytucji, ale sposób jego wypełnienia zazwyczaj opiera się na kilku podstawowych elementach.
1. Uzupełnij dane identyfikacyjne
Jeżeli formularz zawiera osobną część identyfikacyjną, należy podać wymagane dane zgodnie z dokumentem i instrukcją instytucji. W przypadku elektronicznego procesu KYC część danych może być już wcześniej uzupełniona na podstawie informacji podanych podczas rejestracji.
2. Wskaż, czy jesteś PEP
Należy odpowiedzieć zgodnie ze stanem faktycznym na pytanie dotyczące zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego. Jeżeli formularz wskazuje listę przykładowych funkcji PEP, warto sprawdzić, czy pełnione stanowisko znajduje się w tej kategorii. Jeżeli osoba nie jest pewna, czy konkretna funkcja powoduje uzyskanie statusu PEP, nie powinna zgadywać wyłącznie na podstawie potocznego rozumienia słowa „polityk”. Zakres PEP jest szerszy i obejmuje również część innych znaczących funkcji publicznych.
3. Wskaż funkcję lub charakter powiązania
Jeżeli odpowiedź dotycząca PEP jest twierdząca, formularz może wymagać podania dodatkowych informacji, np. nazwy stanowiska, pełnionej funkcji czy państwa lub organizacji, z którą funkcja jest związana. Jeżeli pytanie dotyczy członka rodziny lub bliskiego współpracownika PEP, formularz może wymagać określenia charakteru tego powiązania.
4. Sprawdź klauzulę dotyczącą odpowiedzialności
Oświadczenie składane na podstawie art. 46 ustawy AML jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji i powinno zawierać przewidzianą ustawą klauzulę. Dlatego odpowiedzi w formularzu powinny odpowiadać rzeczywistemu statusowi osoby składającej oświadczenie.
5. Podpisz lub zatwierdź oświadczenie
W przypadku formularza papierowego może być wymagany podpis. W procesach elektronicznych sposób zatwierdzania zależy od przyjętego rozwiązania. Oświadczenie może być składane także w formie dokumentowej, o ile sposób jego złożenia pozwala ustalić osobę, od której pochodzi.
Wzór oświadczenia PEP – jak może wyglądać?
Ustawa AML nie wprowadza jednolitego wzoru oświadczenia PEP. Poniższy przykład pokazuje więc jedynie możliwą konstrukcję takiego formularza, a nie oficjalny wzór dokumentu.
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE STATUSU PEP
Oświadczam, że:
☐ jestem osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP)
☐ nie jestem osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP)W przypadku odpowiedzi twierdzącej:
Pełniona funkcja / stanowisko: ____________________☐ jestem członkiem rodziny osoby PEP
☐ jestem osobą znaną jako bliski współpracownik osoby PEP
☐ żadna z powyższych sytuacji mnie nie dotyczyDodatkowe informacje dotyczące powiązania: ____________________
„Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”
Data: __________
Podpis / zatwierdzenie: __________
Zakres konkretnych pól powinien odpowiadać procedurze stosowanej przez daną instytucję. Formularz stosowany przez bank może więc wyglądać inaczej niż formularz stosowany przez biuro rachunkowe, instytucję płatniczą czy pośrednika nieruchomości.
Czy oświadczenie PEP jest obowiązkowe?
Tutaj należy rozróżnić dwa zagadnienia. Obowiązkowe jest ustalenie przez instytucję obowiązaną, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty posiada status PEP. Nie oznacza to jednak, że ustawa AML nakazuje każdej instytucji pozyskiwanie od każdego klienta identycznego formularza zatytułowanego „Oświadczenie PEP”.
Art. 46 ust. 1 wskazuje, że instytucje obowiązane wdrażają procedury oparte na analizie ryzyka i mogą przyjmować od klienta oświadczenie o jego statusie. GIIF dodatkowo wyjaśnia, że przyjmowanie takich oświadczeń nie jest obligatoryjne, a instytucja może korzystać również z innych metod ustalania statusu PEP.
Konkretna instytucja może jednak w swojej procedurze KYC zdecydować, że oświadczenie będzie standardowym elementem obsługi klientów. Z perspektywy klienta oznacza to, że może zostać poproszony o jego złożenie jako element procesu zawierania lub kontynuowania relacji.
Co się dzieje, jeśli zaznaczę, że jestem PEP?
Zadeklarowanie statusu PEP nie oznacza automatycznej odmowy zawarcia umowy, zamknięcia rachunku ani uznania klienta za osobę podejrzaną o działalność przestępczą. Oznacza natomiast, że instytucja obowiązana musi zastosować działania przewidziane dla relacji z PEP.
W przypadku stosunków gospodarczych z osobą PEP instytucja obowiązana m.in.:
- uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuowanie relacji,
- podejmuje odpowiednie działania w celu ustalenia źródła majątku klienta oraz źródła pochodzenia wartości majątkowych,
- intensyfikuje bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.
Przykład: klient otwierający rachunek wskazuje, że pełni funkcję powodującą uzyskanie statusu PEP. Sama odpowiedź „tak” nie oznacza, że instytucja odmówi mu obsługi. Powinna jednak uruchomić przewidzianą w swojej procedurze ścieżkę postępowania wobec PEP.
Dlatego podanie prawdziwej informacji o statusie PEP jest istotne również z punktu widzenia prawidłowego przebiegu późniejszej weryfikacji klienta.
Czy samo oświadczenie PEP wystarczy do weryfikacji?
Nie powinno być traktowane jako cały proces ustalania statusu PEP. Instytucje obowiązane mają wdrażać procedury oparte na analizie ryzyka. GIIF wskazuje, że poza oświadczeniami klienta można brać pod uwagę m.in. krajowy wykaz stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi, zewnętrzne bazy danych oraz informacje pochodzące z innych wiarygodnych źródeł.
UKNF również podkreśla, że pozyskanie oświadczenia nie jest jedyną metodą realizacji obowiązku ustalania statusu PEP, a sposób jego weryfikacji powinien zostać określony w procedurze AML/CFT instytucji.
Przykład: klient zaznacza, że nie jest PEP. Podczas weryfikacji instytucja ustala jednak z wiarygodnych źródeł, że osoba ta niedawno objęła funkcję znajdującą się w wykazie stanowisk PEP. Instytucja nie powinna w takiej sytuacji zakończyć analizy wyłącznie na podstawie informacji podanej w formularzu.
Oświadczenie PEP jest więc źródłem informacji w procesie KYC, a nie zamiennikiem całego procesu weryfikacji. To podobna zasada jak w przypadku innych danych zbieranych od klienta: instytucja obowiązana powinna nie tylko je pozyskać, ale również stosować środki odpowiednie do rozpoznanego ryzyka i być w stanie wykazać, w jaki sposób ustaliła status klienta.